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PROCEDIMIENTO
Formulación y Adopción del Plan Indicativo Cuatrienal
Versión 3
Código PIM-POR-PR-007
Proceso Planeación Organizacional Estado VIGENTE
1. OBJETIVO
Complementar y especificar el alcance de las disposiciones contenidas en el Plan de Desarrollo del Municipio.  
2. ALCANCE
Desde la aprobación del Plan de Desarrollo hasta la socialización, discusión y aprobación mediante acta en Consejo de Gobierno del Plan Indicativo cuatrienal.  
3. RESPONSABLE
Profesional Universitario
4. CONDICIONES GENERALES
1. El artículo 29 de la Ley 152 de 1994 establece que: (...) todos los organismos de la administración pública nacional deberán elaborar, con base en los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo y de las funciones que le señale la ley, un plan indicativo cuatrienal con planes de acción anuales que se constituirán en la base para la posterior evaluación de resultados (...).

2. El artículo 36 de la misma Ley prescribe que "en materia de elaboración, adopción, ejecución, seguimiento y evaluación de los planes de desarrollo de las entidades territoriales, se aplicarán, en cuanto sean compatibles, las mismas reglas previstas en esta Ley para el Plan Nacional de Desarrollo". La aplicación de esta norma implica que las entidades territoriales también deban elaborar los respectivos planes indicativos cuatrienales.

3. El Plan Indicativo es el principal insumo para establecer el nivel de cumplimiento y avance en relación con el Plan de Desarrollo.

4. A través del Plan Indicativo no pueden incluirse / eliminarse programas o metas del Plan de Desarrollo; cualquier modificación en este sentido que la Administración requiera efectuar, debe hacerse a través de Acuerdo Municipal.

5. El Plan Indicativo debe estar articulado con los demás instrumentos de programación y control para la ejecución, seguimiento y evaluación del Plan de Desarrollo del Municipio, tales como: Marco Fiscal de Mediano Plazo, Plan Operativo Anual de Inversiones, Presupuesto, Plan de Acción y Programa Anual Mensualizado de Caja.

 
5. DEFINICIONES
5.1. PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL (PDM): Instrumento de planificación que orienta el accionar de los diferentes actores del territorio durante un período de gobierno, en él se expresan los objetivos, metas, políticas, programas, subprogramas y proyectos de desarrollo en la parte estratégica, así como los recursos para su financiación en el Plan Plurianual de Inversiones (PPI).  
5.2. CADENA DE VALOR: Relación secuencial y lógica entre insumos, actividades, productos, resultados e impactos en la que se añade valor a lo largo de su proceso de transformación. Se puede decir que en una primera etapa de la cadena de valor se toman insumos, que tienen unos costos asociados, y bajo alguna tecnología y procesos (llamado actividades), se transforman en productos. Luego, en una segunda etapa, los productos bajo condiciones específicas general resultados, que, en un tiempo mucho mayor, generan impactos, que deben cumplir, parcial o totalmente, alguna función pública o social del Estado.  
5.3. PROGRAMAS ORIENTADOS A RESULTADOS: Son intervenciones públicas que se concentran en un problema o potencialidad y materializan los objetivos planteados en las políticas públicas, a través de la entrega coordinada de productos conducentes a la generación de un resultado común, razón por la cual se constituye en el eje de estructuración del Presupuesto Orientado a Resultados  
5.4. PARTE ESTRATÉGICA DEL PLAN DE DESARROLLO: Comprende la identificación y formulación de los diferentes objetivos, programas, indicadores y metas que la Administración espera alcanzar en el período de gobierno  
5.5. PLAN DE INVERSIONES DEL PLAN DE DESARROLLO Ó MATRIZ PLURIANUAL DE INVERSIONES: Comprende los recursos financieros que se destinarán para la financiación de los programas identificados en la parte estratégica  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA
- ley 152 de 1994
- guía para la elaboración del plan indicativo del departamento nacional de planeación
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Activar equipos sectoriales responsables de formular el Plan Indicativo Cuatrienal
Secretario(a) de Despacho de la Secretaría de Planeación
Comunicación Interna
Una vez aprobado el Plan de Desarrollo, el(la) Secretario(a) de Despacho de la Secretaría de Planeación envía comunicación a los demás Secretarios de Despacho y Gerentes de las Entidades Descentralizadas, informando el cronograma a desarrollar durante el proceso de formulación del Plan Indicativo Cuatrienal.
Designar los equipos técnicos en cada Secretaría y Entidad Descentralizada
Secretarios de Despacho, Gerentes de Entidades Descentralizadas
Comunicación Interna
Los Secretarios de Despacho y Gerentes de las Entidades Descentralizadas envían comunicación escrita a la Secretaría de Planeación, informando nombres completos, cargo y correos electrónicos de los funcionarios delegados para acompañar el proceso de formulación del Plan Indicativo cuatrienal.
Socialización de la matriz estratégica y la matriz plurianual de inversiones.
Equipo técnico de las Secretarías de Planeación y de Hacienda
Acta de reunión o listado de asistencia
Los equipos de las Secretarías de Planeación y Hacienda presentan, a los funcionarios delegados para el proceso de formulación del Plan Indicativo Cuatrienal, los contenidos aprobados en el Concejo Municipal en el marco del Plan de Desarrollo.
Verificar las metas e indicadores incluidos en el Plan de Desarrollo aprobado
Funcionarios delegados para acompañar el proceso de formulación del Plan Indicativo Cuatrienal
Archivo en Excel con formato de Plan Indicativo Cuatrienal
Con las indicaciones del equipo técnico de la Secretaría de Planeación, los funcionarios delegados verifican, clasifican y determinan la coherencia de metas del Plan de Desarrollo en el marco de la estructura del Plan Indicativo cuatrienal.
Establecer estructura de seguimiento y evaluación del Plan
Equipo técnico de la Secretaría de Planeación, Funcionarios delegados para acompañar el proceso de formulación del Plan Indicativo Cuatrienal.
Archivo en Excel con formato de Plan Indicativo Cuatrienal
Se revisa la estructura del PDM para determinar si la misma es clara y coherente y si es susceptible de seguimiento y evaluación. En esta parte del procedimiento se identifican claramente los líderes de los programas y metas, quienes son los responsables de materializar los compromisos establecidos en el Plan de Desarrollo.
Establecer direccionamiento para la formulación del Plan Indicativo Cuatrienal
Equipo técnico de la Secretaría de Planeación
Archivo en Excel con formato de Plan Indicativo Cuatrienal
Define las orientaciones metodológicas para que los líderes de programas y metas participen de manera activa y coordinada en el proceso de elaboración del Plan Indicativo
Impartir orientaciones metodológicas para la formulación del Plan Indicativo Cuatrienal.
Equipo técnico de la Secretaría de Planeación
Acta de reunión o listado de asistencia.

Documento con directrices metodológicas.
El equipo técnico de la Secretaría de Planeación presenta y explica a los delegados, la metodología a seguir para la formulación del Plan Indicativo Cuatrienal.
Diligenciar matriz de Plan Indicativo cuatrienal
Funcionarios delegados para acompañar el proceso de formulación del Plan Indicativo Cuatrienal
Archivo en Excel con formato de Plan Indicativo Cuatrienal
Bajo la coordinación del equipo técnico de la Secretaría de Planeación, elaboran el Plan Indicativo reflejando la estructura básica de la parte estratégica del Plan de Desarrollo.
Consolidar Plan Indicativo Cuatrienal
Equipo técnico de la Secretaría de Planeación
Archivo en Excel con formato de Plan Indicativo Cuatrienal
Después de tener el plan indicativo en la estructura del PDM, el equipo técnico consolida el Plan Indicativo Cuatrienal.
Presentar Plan Indicativo Cuatrienal al Consejo de Gobierno
Secretario(a) de Despacho de Planeación
Archivo en Excel con formato de Plan Indicativo Cuatrienal
Con el fin de institucionalizar el Plan Indicativo como instrumento para el seguimiento y la toma oportuna de decisiones, se presenta para su revisión y posterior aprobación ante el Consejo de Gobierno.
Revisar y ajustar el Plan Indicativo cuatrienal
Secretario(a) de Despacho de Planeación, Equipo Técnico de la Secretaría de Planeación
Archivo en Excel con formato de Plan Indicativo Cuatrienal
De acuerdo con las recomendaciones emitidas por el Consejo de Gobierno, se realizan los ajustes respectivos al Plan Indicativo.
Aprobar Plan Indicativo Cuatrienal
Consejo de Gobierno
Acta de Consejo de Gobierno
Se hace oficial la aprobación del Plan Indicativo Cuatrienal en Consejo de Gobierno.
Publicar Plan Indicativo Cuatrienal
Profesional Universitario – Gestión de Información Estadística
Publicación en Página Web

Correo electrónico
Una vez aprobado el Plan Indicativo Cuatrienal, se procede a su publicación en Página Web y se envía a los equipos de las diferentes Secretarías y Entidades Descentralizadas vía correo electrónico.
Ajustar Planes de Acción
Funcionarios delegados para acompañar el proceso de formulación del Plan Indicativo Cuatrienal
Archivo en Excel con formato de Plan Indicativo Cuatrienal.

Planes de Acción.
A partir de la aprobación y publicación del Plan Indicativo, los delegados presentan al interior de cada Secretaría y Entidad Descentralizada el Plan Indicativo aprobado con el fin de poner en conocimiento de todos los equipos de trabajo, la estructura programática de la ruta de navegación para el cuatrienio.

A partir de ello, los equipos proceden a actualizar los planes de acción y a presentarlos al equipo técnico de la Secretaría de Planeación para su correspondiente revisión y aprobación en la instancia competente y dentro de los términos establecidos por el BIPM.

Cada que exista una modificación al Plan Indicativo, deben revisarse los planes de acción y si es necesario, ajustarlos.
Ajustes al Plan Indicativo
Secretario(a) de Despacho de la Secretaría de Planeación. Funcionarios delegados para acompañar el proceso de formulación del Plan Indicativo Cuatrienal
Comunicaciones escritas

Archivo en Excel con formato de Plan Indicativo Cuatrienal.

Acta de Consejo de Gobierno
Cada año, al terminar la vigencia, se revisa el avance en el cumplimiento de las metas físicas del Plan Indicativo Cuatrienal y la asignación de recursos en el POAI para la vigencia siguiente. De ser necesaria la realización de ajustes al Plan Indicativo, cada Secretario de Despacho envía solicitud al Secretario de Planeación.

El equipo técnico de la Secretaría de Planeación revisa la pertinencia de la solicitud y de ser procedente, informa al Secretario de Planeación para que éste presente la nueva versión del Plan Indicativo ante el Consejo de Gobierno para someterla a probación.

Una vez aprobada la nueva versión, se actualiza publicación en Página Web y se envía mediante correo electrónico a los equipos técnicos de las Secretarías y Entidades Descentralizadas.
Seguimiento al Plan Indicativo Cuatrienal
Equipo técnico de la Secretaría de Planeación, Delegados para el reporte de indicadores
Archivo en Excel con formato de Plan Indicativo Cuatrienal.

Tablero de control

Procedimiento "Seguimiento a Planes de Acción"
Se aplica el procedimiento "Mediciones estadísticas para seguimiento a indicadores y metas físicas del Plan Indicativo" disponible en Servicios Estadísticos y Geográficos del Mapa de procesos.

Para el seguimiento a la ejecución presupuestal se aplica el procedimiento que se establezca para el "seguimiento a Planes de Acción".
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Luz Dary Vergara Castrillon
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 23/Oct/2023
 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 24/Oct/2023

 
Nombre: Daniel Mauricio Quiceno Arcila
Cargo: SECRETARIO DE DESPACHO
Fecha: 24/Oct/2023